À l’ère de la numérisation, on parle souvent de dématérialisation, c’est-à-dire d’un processus qui conduit à la création d’un document numérique qui remplace, à des fins juridiques, les copies papier originales, également appelées originaux analogiques.
Le processus de dématérialisation peut s’effectuer de deux manières différentes :
La plus traditionnelle, la comparaison de documents, qui ne peut être appliquée à grande échelle
ou par un processus d’acquisition optique certifié, la méthode la plus adaptée dans le cas d’un grand nombre de documents.
La création de documents électroniques à valeur probante, génère une archive numérique facilement accessible et, dans le cas de la dématérialisation avec certification de processus, peut permettre l’élimination et la destruction des documents papier.
Pourquoi opter pour la dématérialisation ?
Il est toujours difficile d’archiver les documents papier pour les entreprises. C’est pourquoi la dématérialisation a été mise en place pour simplifier le traitement de ces documents papier. La dématérialisation est également utilisée pour faciliter le stockage des documents. La gestion des documents papier est améliorée en les numérisant. Il est encore plus facile d’accéder à la base de données de l’entreprise avec la dématérialisation. Par ailleurs, cet outil permet d’éliminer totalement le papier dans chacun des parcours de traitement des dossiers. Il assure les échanges de l’entreprise avec les salariés. Par ailleurs, en optant pour la dématérialisation, la productivité est multipliée et les impacts écologiques sont réduits. L’entreprise peut mieux gérer sa trésorerie et améliorer la disponibilité de ses investissements.
Les avantages économiques de la dématérialisation
D’un point de vue économique, la dématérialisation présente plusieurs avantages pour les entreprises. En effet, elle permet de supprimer les coûts d’impression. Grâce à la transmission numérique des documents, directement par messagerie ou par e-mail, les frais d’expédition sont réduits. De plus, le stockage des documents papier nécessite du temps, de la maintenance, du tri et du rangement. Ainsi, la productivité diminue. Il nécessite également un espace de stockage pour les documents. En outre, les employés peuvent perdre beaucoup de temps à chercher des documents papier. Pourtant, tout cela est résolu par la dématérialisation. De plus, la dématérialisation est l’équivalent de la rapidité. En effet, elle permet de parfaire la réactivité et de gagner un temps important.
La dématérialisation a un impact sur l’environnement
Outre les avantages économiques, la dématérialisation a également un impact écologique considérable. En ce qui concerne la protection de la planète et de ses ressources, la dématérialisation est une solution remarquable. L’un des facteurs nuisibles au développement durable est l’utilisation du papier. Cela est certainement dû aux processus de transformation et aux ressources qu’il nécessite. L’utilisation du papier implique la déforestation, la consommation de quantités considérables d’eau et de barils de pétrole, une forte consommation d’énergie et la production de déchets. Ces considérations rendent l’utilisation du processus de dématérialisation pour un bureau sans papier vraiment primordiale. En effet, en choisissant la numérisation, les entreprises luttent contre le gaspillage. Par exemple l’introduction d’une signature électronique sur les fichiers PDF.
