Digitale handtekening zetten? Dit zijn de beste softwares voor digitaal ondertekenen in België!

* de meeste aanbieders zijn conform eIDAS;
** de prijzen die getoond worden, zijn ‘vanaf‘ prijzen.

Docusign

Marktleider

AES & QES

Contract ondertekening en opslag

350+ integraties

Gebruiksvriendelijk

30 dagen proefperiode

€ 9 / per maand / per gebruiker

Scrive

Door blockchain beschermde integriteit

Esign en eID

SES, AES & QES

33 integraties

Whitelabel mogelijk

30 dagen proefperiode

Pandadoc

Alles-in-1 oplossing

Voor documenten werkstroom

Gratis abonnement mogelijk

Conform UETA & ESIGN Act

Verschillende integraties

14 dagen proefperiode

SignRequest

SES & AES

1 licentie = 1 boom geplant

Eenvoudig en ongecompliceerd

2.000+ integraties

In eigen huisstijl

14 dagen proefperiode

Ondertekenen.nl

Oplossing van Evidos

AES & QES

Juridisch rechtsgeldig

Meertalig

Eigen huisstijl mogelijk

Proef abonnement beschikbaar

Validsign

Cloud software

SES, AES & QES

SBR Assurance

100+ integraties

Gehost in datacenter KPN

30 dagen proefperiode

Visma Addo

Service van Visma

SES, AES

Abonnement + prijs per handtekening

Betaal met credits

Eigen huisstijl

20+ integraties

esigneren

AES

Één abonnement

60 dagen proefperiode

Stiply

Voor bedrijven

SES & AES

Rechtsgeldig

Ondersteunt 9 talen

Incl. Word Plug-in

10 dagen proefperiode

PKIsigning

Ondertekenplatform in Cloud

Persoonlijk certificaat in Cloud

AES & QES

Whitelabel mogelijk

De elektronische en digitale handtekening, wat houden deze termen in?

Binnen een organisatie krijg je veel te maken met diverse contracten en documenten die ondertekend moeten worden. Echter, degene die moeten ondertekenen, zijn vaak niet op dezelfde locatie. Daardoor kan het vaak enkele dagen duren voordat je een getekend document of contract terug ontvangt en daar zit je liever niet op te wachten. Heel efficiënt is deze workflow dus niet. Niet heel gek ook dat we steeds meer van de ‘natte’ handtekening verschuiven naar de elektronische en digitale handtekening.

Wanneer er een handtekening nodig is, maar deze niet met een pen op papier wordt gezet, spreken we van een elektronische handtekening. DocuSign definieert de elektronische handtekening als een verzamelnaam voor diverse methoden om documenten te ondertekenen. Net als bij een natte handtekening, wordt er met een elektronische handtekening de intentie van de ondertekenaar vastgelegd en is de ondertekenaar gebonden aan de voorwaarden van het ondertekende document.

Let wel op: de term ‘elektronische handtekening’ garandeert echter niet dat de ondertekenaar van een document is gevalideerd. Zo telt een afbeelding van een handgeschreven handtekening ook al mee als een elektronische handtekening. Het betrouwbaarheidsniveau bij deze vorm is echter laag. Daarom is een veilige optie beter aanbevolen wanneer je je in een sterk gereguleerde sector bevindt, waarmee je te maken hebt met persoonlijke en/of privé informatie. De digitale handtekening biedt hiervoor de oplossing.

Waarom kiezen voor een elektronische handtekening? 

Met elektronisch en digitaal ondertekenen, vallen de nadelen weg van onder meer het printen, faxen mailen, kopiëren, scannen en archiveren in papieren vorm. Tevens maakt digitaal ondertekenen de volledige digitalisering van bedrijfsprocessen mogelijk, wordt er veel tijd bespaart en zal de efficiency binnen een organisatie toenemen. Daarbij worden de operationele kosten verminderd wordt de koolstofvoetafdruk verkleind. Redenen genoeg om over te stappen op de digitale handtekening.

Digitale handtekening vs. elektronische handtekening

Hoewel de termen elektronische handtekening en digitale handtekening veel door elkaar gebruikt worden, zijn de twee niet hetzelfde. Waar de elektronische handtekening meer wordt gezien als een verzamelnaam en een lager betrouwbaarheidsniveau heeft, is een digitale handtekening juist een vorm van elektronische handtekeningen met een vaak hoger betrouwbaarheidsniveau.

Bij een digitale handtekening wordt er gebruik gemaakt van een specifiek technische implementatie die ervoor zorgt dat de identiteit van de ondertekenaar gekoppeld is aan het document dat ondertekend is. Een derde partij, zoals een certificeringsinstantie, is verantwoordelijk voor het verifiëren van de identiteit van de ondertekenaar en koppelt de identiteit aan een op PKI (Public Key Infrastructure) gebaseerd (digitaal) certificaat. Doordat een document digitaal ondertekend is met de privésleutel van de ondertekenaar, is de inhoud van het document en de identiteit van de ondertekenaar aan elkaar gebonden.

Een digitale handtekening verzekerd dat het ondertekende document authentiek is, de handtekening afkomstig is van een geverifieerde bron en dat er niet met het document geknoeid sinds de ondertekening.

digitale handtekening homepage banner

Waar moet een digitale handtekening aan voldoen? 

Hoewel het gebruik van een elektronische handtekening in veel gevallen ook goedgekeurd wordt, eisen diverse regelgevingen en staten de (PKI-gebaseerde) digitale handtekeningen boven de elektronische handtekening. Dit omdat de digitale handtekening authenticiteit en integriteit biedt die standhoudt in een eventuele rechtszaak.

Het gebruik van digitale handtekening wordt gereguleerd in onder andere de Europese eIDAS-verordening van 2014. In de regel zijn er drie soorten digitale handtekeningen die worden aanvaard door de eIDAS. Deze drie niveau’s zijn gecategoriseerd van minst tot meest streng. De eisen van elk niveau bouwen voort op de eisen van het niveau eronder.

Simple Electronic Signatures (SES)

De SES is de meest eenvoudige vorm van een elektronische handtekening. eIDAS, artikel 3, definieert deze vorm als “gegevens in elektronische vorm die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere gegevens in elektronische vorm en die door de ondertekenaar worden gebruikt om te ondertekenen”. Voor deze vorm is er niet perse een strenge verificatie van de ondertekenaar nodig.

Advanced Electronic Signatures (AES)

Voor waardevolle documenten wordt aanbevolen minimaal de geavanceerde elektronische handtekening te gebruiken. Voor deze handtekening is het namelijk wel vereist om extra verificatie stappen te doorlopen. De geavanceerde elektronische handtekening moet op unieke wijze gekoppeld zijn aan de identificatie van de ondertekenaar, moet op zodanige wijze zijn aangemaakt dat de ondertekenaar controle kan behouden en alle ondertekende gegevens moeten onvervalsbaar zijn. Middels een door de CA uitgegeven digitaal certificaat wordt aan deze voorwaarden voldaan.

Qualified Electronic Signatures (QES)

Gekwalificeerde elektronische handtekening gaan nog een stapje verder. Deze handtekeningen worden bestempeld met meest betrouwbaar en veilig. Daarom wordt aanbevolen dit type handtekening te gebruiken als het gaat om juridisch gereguleerde documenten. De mate van betrouwbaarheid is bij dit type handtekening zo groot, dat een QES dezelfde juridische status heeft als de ‘natte’ handtekening die wordt gezet onder toezicht van een notaris.

De eIDAS vereist dat de gekwalificeerde elektronische handtekening een op certificaten gebaseerd digitale ID is uitgegeven. Dit certificaat moet worden uitgegeven door een gekwalificeerde ‘’EU Trust Service Provider’’. Deze lijsten raadpleeg je via de Trusted List Browser. Vereiste nummer twee is dat de gekwalificeerde elektronische handtekening moet worden gemaakt met een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen. Denk aan een USB-token of smartcard.