En raison de la popularité de Microsoft Word, il n’est pas surprenant que de nombreuses entreprises l’utilisent comme solution polyvalente pour rédiger des propositions, des devis, des contrats et d’autres documents commerciaux.
Elles souhaitent ajouter rapidement et facilement leur signature dans Word même, sans avoir à imprimer, signer à la main ou numériser.
La bonne nouvelle, c’est que Microsoft a trouvé une solution et qu’il est possible d’ajouter une signature à un document Word.
La meilleure nouvelle est qu’il existe également de nombreuses fonctionnalités dans Word qui vous facilitent la vie – comme l’option permettant d’inclure automatiquement plus de texte sous votre signature (par exemple, votre nom et votre adresse imprimés).
Comment ajouter une signature numérique dans Word ?
L’ajout d’une signature numérique dans Word est assez simple. Pour ce faire, il vous suffit de suivre ces six étapes :
1. Déplacez votre curseur sur la zone que vous souhaitez signer à l’intérieur du document Word.
2. Sélectionnez l’onglet Insertion.
3. Sélectionnez le groupe Texte et ouvrez la liste Ligne de signature.
4. Cliquez sur Ligne de signature Microsoft Office et la boîte de dialogue Configuration de la signature devrait apparaître.
5. Saisissez les données appropriées – nom du signataire, titre, adresse électronique et toute autre instruction – et cochez les cases si nécessaire (si vous signez, ces données seront les vôtres). Cliquez sur OK.
6. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ de signature et tapez votre nom ou téléchargez une image de votre signature.
Assurez-vous cependant que, pour utiliser cette fonction, vous devez d’abord obtenir un certificat numérique et créer une signature numérique, car une signature électronique et une signature numérique ne sont pas la même chose.
Les signatures numériques sont des marques numériques cryptées hautement sécurisées qui nécessitent un logiciel spécial et un certificat numérique de l’expéditeur et du destinataire. Vous devez acheter un certificat auprès de l’autorité émettrice.
Une signature électronique, quant à elle, est simplement une marque virtuelle ajoutée à un document – le plus souvent sous la forme d’une image de signature ou d’un texte tapé à la main.
Selon le logiciel de signature électronique avec lequel le document est signé, les signatures électroniques peuvent être accompagnées de dispositifs de sécurité supplémentaires, tels que des certificats qui incluent des horodatages et la date de la signature.
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Comment ajouter une signature électronique à des documents Word
La plupart des gens souhaitent toujours ajouter une signature électronique (par opposition à la signature numérique) à leurs documents en raison de sa sécurité et de son accessibilité. Une fois que vous êtes configuré, quelques clics suffisent.
Suivez les étapes ci-dessous pour créer une image de signature et ajouter une signature électronique à vos documents Microsoft Word :
1. Écrivez votre signature à la main au milieu d’une feuille de papier blanc vierge.
2. Numérisez la signature et enregistrez-la sur votre ordinateur dans l’un des formats de fichier suivants : .bmp, .gif, .png, .jpg.
3. Ouvrez le fichier image dans Microsoft Word en cliquant sur l’onglet Insertion et en sélectionnant Images.
4. Cliquez sur l’image et modifiez-la à l’aide de l’onglet Format des outils d’image.
5. Lorsque vous avez terminé de modifier l’image, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’image et sélectionnez Enregistrer comme image.
6. Lorsque vous souhaitez ajouter une signature électronique, sélectionnez Insertion et images et localisez le fichier image modifié, puis faites-le glisser à l’endroit approprié dans le document.
Comment ajouter une ligne de signature à un document Word ?
Il est fort possible que vos prospects retournent un document les mains vides (sans signature) s’ils ne voient pas de ligne de signature. En d’autres termes, il va sans dire qu’aucune signature n’est complète sans une ligne de signature.
Pour ajouter une ligne de signature à un document, procédez comme suit :
Cliquez avec le bouton gauche de la souris à l’endroit du document où vous souhaitez placer la ligne de signature.
Sélectionnez Ligne de signature dans la liste déroulante Insertion. Une boîte de dialogue devrait apparaître.
Sélectionnez les options requises et cliquez sur OK.
Dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser les étapes ci-dessus pour insérer une signature sur un Mac ou un PC. Il peut y avoir quelques légères modifications de la fonctionnalité ici et là, selon le type de périphérique que vous utilisez.
