Waar je voorheen nog enkel een natte handtekening kon gebruiken voor het ondertekenen van documenten, maken de meesten al geruime tijd gebruik van de elektronische of digitale handtekening. En hoewel digitaal ondertekenen voor aanzienlijk veel tijdsbesparing en toename van de effectiviteit zorgt, roept het ook de nodige vragen op. Want in hoeverre is digitaal ondertekenen eigenlijk rechtsgeldig? Tijd om de verwarring eens en voor altijd op te helderen!
Allereerst is het goed om te weten dat de regelgeving omtrent de elektronische handtekening en de rechtsgeldigheid ervan per land en/of continent kan verschillen. Zo wordt de elektronische handtekening in Europa gereguleerd in de Europese eIDAS-verordening van 2014 en in de Verenigde Staten zijn de ESIGN ACT en UETA weer van kracht.
Rechtsgeldigheid in Europa
Het gebruik van de elektronische handtekening wordt in Europa gereguleerd door de eIDAS. In de eIDAS staan allerlei afspraken die met alle Europese lidstaten zijn gemaakt, ‘betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt’, aldus de eIDAS-verordening. De verordening borgt onder meer dat alle EU landen elkaars elektronische handtekeningen erkennen en het zorgt ervoor dat grensoverschrijdend zakendoen een stuk efficiënter en veiliger verloopt.
Betrouwbaarheidsniveau is van belang
Om te weten of een elektronische handtekening rechtsgeldig is, wordt er gekeken naar het betrouwbaarheidsniveau van de handtekening. De eIDAS maakt onderscheid tussen drie verschillende elektronische handtekeningen; de simpele elektronische handtekening (SES), geavanceerde elektronische handtekening (AES) en de gekwalificeerde elektronische handtekening (QES). In beginsel zijn alle drie de elektronische handtekeningen rechtsgeldig, maar ze hebben elk een eigen betrouwbaarheidsniveau. Zodra er een conflict ontstaat omtrent de het ondertekende document en het komt zo ver dat er een rechter bij komt kijken, dan kijkt deze altijd naar het betrouwbaarheidsniveau van de methode van de authenticatie.
Bij de simpele elektronische handtekening is het betrouwbaarheidsniveau erg laag; er is niet gemakkelijk aan te tonen dat de ondertekenaar ook de persoon is geweest die moest ondertekenen en de inhoud van het document kan achteraf gewijzigd worden. Daardoor is de kans klein dat dit in een rechtszaak stand houdt als bewijs.
Voor zeer belangrijke documenten is het dan ook aan te raden om gebruik te maken van de geavanceerde elektronische handtekening of, nog beter, de gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze handtekeningen worden ook wel ‘digitale handtekening’ genoemd en kennen een hoger betrouwbaarheidsniveau doordat ze aan meer eisen moeten voldoen. Zo verloopt de geavanceerde elektronische handtekening vaak in combinatie met een unieke code dat gekoppeld is aan het document en/of tweestapsverificatie waardoor de ondertekenaar kan worden geïdentificeerd.
De gekwalificeerde elektronische handtekening gaat nog een stapje verder. Deze wordt aangemaakt met een gekwalificeerd middel en gekwalificeerd certificaat (PKI-certificaat). Dit certificaat is persoonsgebonden waardoor dit type elektronische handtekening het hoogste betrouwbaarheidsniveau kent. Bij de gekwalificeerde elektronische handtekening weet je dan ook zeker dat deze over voldoende bewijskracht beschikt. Nakoming van de gemaakte afspraken kan worden afgedwongen.
Rechtsgeldigheid in de VS
In de Verenigde Staten gelden er andere regels omtrent de elektronische handtekening. Afspraken hierover zijn geregeld in de UETA en de ESIGN Act. De UETA is een wet die rechtsgeldigheid verleent aan elektronische contracten en handtekeningen. De UETA heeft hetzelfde doel voor ogen als de eIDAS; de belemmeringen voor elektronische handel wegnemen door elektronische handtekeningen te valideren.
Kort na het introduceren van UETA, kwam er nog een wet; de ESIGN Act. De ESIGN Act regelt eigenlijk hetzelfde als de UETA. Het belangrijkste verschil tussen de twee wetten is dat de ESIGN Act een federale wet is, terwijl de UETA een zogenaamde state-by-state wet is. Dit houdt in dat elke staat binnen de Verenigde Staten zelf mag bepalen of het de UETA-voorschriften aanneemt of schrapt. De ESIGN Act is er dan om vervolgens conflicten op te lossen tussen op staten gebaseerde wetten inzake elektronische handtekeningen.
Kader voor rechtsgeldigheid
Zowel de UETA en de ESIGN Act biedt een wettelijke basis en kader voor elektronische handtekeningen. Dit kader bevat de volgende eisen om de legitimiteit van elektronische handtekeningen te waarborgen:
1. Intentie tot ondertekenen: elke ondertekenaar moet zijn intentie kenbaar hebben gemaakt;
2. Toestemming: alle betrokkenen moeten toestemming geven om elektronisch zaken te doen;
3. Verificatie: een auditspoor moet duidelijk de geschiedenis van het ondertekeningsproces weergeven
4. Bewaren van documenten: documenten moeten kunnen worden gereproduceerd en alle ondertekenaars moeten kopieën ontvangen van en toegang krijgen tot het document
Elektronische handtekeningen die voldoen aan de regels van de UETA en/of de ESIGN Act zijn rechtsgeldig en afdwingbaar. Ze krijgen dezelfde juridische status als handgeschreven handtekeningen volgens de staats wetgeving. Echter, elektronische handtekeningen in combinatie met verzegeling, sterke authenticatie, beveiliging en een controlespoor kennen een zwaardere bewijskracht dan een gescand beeld van een document met een handtekening.
Samenvattend…
In beginsel kunnen we stellen dat de elektronische handtekening in veel gevallen rechtsgeldig en juridisch afdwingbaar is. Wil je hier zeker van zijn, dan kun je in Europa het beste gebruik maken van de gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze heeft het hoogste betrouwbaarheidsniveau betreffend de authenticatie. In de Verenigde Staten geldt ook dat elektronische handtekeningen valide zijn, mits het voldoet aan de vier gestelde eisen van de UETA en de ESIGN Act.
Hoewel digitaal ondertekenen dus in veel gevallen rechtsgeldig is, is voorzichtigheid geboden bij het ondertekenen van belangrijke documenten (lees: testament, rechterlijke bevelen of andere officiële gerechtelijke documenten). Bij dit soort documenten raden we dan ook aan de wetten, of indien nodig, een jurist te raadplegen.
Wil je gebruik maken van eSigning software? Kijk dan goed of de aangeboden handtekeningen voldoen aan de eIDAS, UETA of de ESIGN Act.
