La signature électronique n’est pas différente de celle réalisée avec un stylo et du papier. Vous signez à côté de votre nom, ajoutez la date et d’autres informations importantes, et c’est parti ! Il suffit de télécharger le document vers un service de signature électronique et d’envoyer une tâche de signature avec le lien par courrier électronique.
L’une des principales différences entre la signature traditionnelle et la signature électronique est que vous n’avez pas besoin d’imprimer quoi que ce soit avec la signature électronique ! Il n’y a pas de gaspillage de papier ni d’impression de copies en double.
Les logiciels de signature électronique remplacent le processus archaïque consistant à imprimer des documents et à indiquer les zones à signer par un processus simple et automatisé qui guide les destinataires et accélère le flux de travail.
Quelles sont les différentes signatures électroniques ?
Il existe une variété d’options qui entrent dans le cadre de la signature électronique :
- Signer un document pdf ou signer un document word en saisissant votre nom d’autres données d’identification, telles que votre numéro d’identification.
- Signer un document numérique avec votre signature réelle à l’aide d’un stylet ou en utilisant votre doigt sur un écran tactile.
- Signer avec des informations d’identification, qui peuvent nécessiter des données biométriques, la saisie d’un mot de passe ou un cryptage et une coordination avec un fournisseur de services de confiance (FSC) vérifié.
La dernière option est la plus sûre et la plus recommandée pour les entreprises, en particulier lorsqu’il s’agit de contrats ou d’autres éléments impliquant la conformité.
Comment fonctionnent les signatures électroniques ?
Cela varie en fonction de l’option que vous utilisez. Si vous signez simplement un document numérique à l’aide d’un stylet, comme vous le feriez à la caisse de la plupart des magasins aujourd’hui, l’image de la signature est capturée et annexée au document. Cependant, les signatures électroniques plus avancées utilisent une technologie de vérification pour garantir l’authenticité et la sécurité des signatures. Ces signatures fournissent des pistes d’audit, un cryptage et d’autres outils dorsaux pour garantir l’authenticité.
Voici un bref aperçu du fonctionnement de ces processus :
- Un document est envoyé à une partie prenante et nécessite une signature.
- L’utilisateur confirme son identité. Cela peut se faire par l’intermédiaire d’un FST tel que adobe , yousign, universign, DocuSign, ou par des moyens biométriques tels que la numérisation du doigt ou du visage, ou encore par une technologie qui mesure la façon dont une personne signe son nom, notamment la forme et la longueur des traits de stylo et la pression utilisée.
- Les données relatives à la signature électronique sont jointes au document numérique.
- Le document et la signature vérifiable et traçable passent par le flux de travail automatisé jusqu’à l’étape suivante requise par l’entreprise pour le traitement.
Pourquoi utiliser une signature électronique ?
Les avantages signalés par les entreprises sont les suivants
- Un meilleur respect des exigences de sécurité et de conformité.
- La possibilité d’éliminer le papier – et tous les coûts qui y sont associés – des processus commerciaux.
- Une réduction de la dépendance à l’égard de l’impression, de la numérisation et de l’affranchissement.
- Une meilleure prise en charge des flux de travail à distance
- Une meilleure tenue des dossiers
- Options de récupération instantanée des documents pour soutenir le service clientèle, les ventes, les RH et d’autres services.
- Réduction des erreurs liées à la saisie, au classement et à la récupération des données.
Comment les entreprises utilisent la signature électronique
Les signatures électroniques sont utilisées dans une variété de processus commerciaux. Dans la plupart des cas, les processus de signature papier et stylo peuvent être remplacés par des signatures électroniques plus efficaces et moins coûteuses.
Voici quelques exemples :
- Un contrat doit être signé par plusieurs personnes. Un document papier doit être transmis à chacun dans l’ordre, ce qui augmente le temps nécessaire à l’exécution du contrat. En utilisant la signature électronique, vous pouvez demander à plusieurs personnes de travailler et de signer le document simultanément, ce qui élimine les goulots d’étranglement.
- Vous avez besoin d’une autorisation pour accélérer un service. Au lieu d’attendre le courrier, la télécopie ou la numérisation, vous pouvez faire signer rapidement le document par voie électronique.
- Vous travaillez avec des partenaires étrangers. Les documents papier parcourent des milliers de kilomètres ; même si vous payez des frais élevés pour accélérer l’envoi, le processus est plus lent. Les documents électroniques peuvent être envoyés et signés presque instantanément, même depuis l’autre bout du monde.
