Digitale handtekening zetten? Dit zijn de beste softwares voor digitaal ondertekenen in België!

Binnen een organisatie krijg je veel te maken met diverse contracten en documenten die ondertekend moeten worden. Echter, degene die moeten ondertekenen, zijn vaak niet op dezelfde locatie. Daardoor kan het vaak enkele dagen duren voordat je een getekend document of contract terug ontvangt en daar zit je liever niet op te wachten. Heel efficiënt is deze workflow dus niet. Niet heel gek ook dat we steeds meer van de ‘natte’ handtekening verschuiven naar de elektronische en digitale handtekening.

Wanneer er een handtekening nodig is, maar deze niet met een pen op papier wordt gezet, spreken we van een elektronische handtekening. DocuSign definieert de elektronische handtekening als een verzamelnaam voor diverse methoden om documenten te ondertekenen. Net als bij een natte handtekening, wordt er met een elektronische handtekening de intentie van de ondertekenaar vastgelegd en is de ondertekenaar gebonden aan de voorwaarden van het ondertekende document.

Let wel op: de term ‘elektronische handtekening’ garandeert echter niet dat de ondertekenaar van een document is gevalideerd. Zo telt een afbeelding van een handgeschreven handtekening ook al mee als een elektronische handtekening. Het betrouwbaarheidsniveau bij deze vorm is echter laag. Daarom is een veilige optie beter aanbevolen wanneer je je in een sterk gereguleerde sector bevindt, waarmee je te maken hebt met persoonlijke en/of privé informatie. De digitale handtekening biedt hiervoor de oplossing.

Waarom kiezen voor een elektronische handtekening? 

Met elektronisch en digitaal ondertekenen, vallen de nadelen weg van onder meer het printen, faxen mailen, kopiëren, scannen en archiveren in papieren vorm. Tevens maakt digitaal ondertekenen de volledige digitalisering van bedrijfsprocessen mogelijk, wordt er veel tijd bespaart en zal de efficiency binnen een organisatie toenemen. Daarbij worden de operationele kosten verminderd wordt de koolstofvoetafdruk verkleind. Redenen genoeg om over te stappen op de digitale handtekening.

Digitale handtekening vs. elektronische handtekening

Hoewel de termen elektronische handtekening en digitale handtekening veel door elkaar gebruikt worden, zijn de twee niet hetzelfde. Waar de elektronische handtekening meer wordt gezien als een verzamelnaam en een lager betrouwbaarheidsniveau heeft, is een digitale handtekening juist een vorm van elektronische handtekeningen met een vaak hoger betrouwbaarheidsniveau.

Bij een digitale handtekening wordt er gebruik gemaakt van een specifiek technische implementatie die ervoor zorgt dat de identiteit van de ondertekenaar gekoppeld is aan het document dat ondertekend is. Een derde partij, zoals een certificeringsinstantie, is verantwoordelijk voor het verifiëren van de identiteit van de ondertekenaar en koppelt de identiteit aan een op PKI (Public Key Infrastructure) gebaseerd (digitaal) certificaat. Doordat een document digitaal ondertekend is met de privésleutel van de ondertekenaar, is de inhoud van het document en de identiteit van de ondertekenaar aan elkaar gebonden.

Een digitale handtekening verzekerd dat het ondertekende document authentiek is, de handtekening afkomstig is van een geverifieerde bron en dat er niet met het document geknoeid sinds de ondertekening.