Beste elektronische Signatur Software für digitale Unterschrift im Vergleich 2024

Die elektronische und digitale Unterschrift, was bedeuten diese Begriffe?

In einer Organisation hat man viel mit verschiedenen Verträgen und Dokumenten zu tun, die unterzeichnet werden müssen. Diejenigen, die unterschreiben müssen, befinden sich jedoch oft nicht am selben Ort. Daher kann es oft mehrere Tage dauern, bis Sie ein unterschriebenes Dokument oder einen Vertrag zurückerhalten, und darauf möchten Sie lieber nicht warten. Dieser Arbeitsablauf ist also nicht sehr effizient. Es ist auch nicht sehr überraschend, dass wir zunehmend von der „nassen“ Unterschrift zur elektronischen und digitalen Signatur übergehen.

Wenn eine Unterschrift erforderlich ist, aber nicht mit einem Stift auf Papier geleistet wird, spricht man von einer elektronischen Signatur. DocuSign definiert die elektronische Signatur als einen Oberbegriff für verschiedene Methoden zur Unterzeichnung von Dokumenten. Wie bei einer feuchten Unterschrift wird auch bei einer elektronischen Signatur die Absicht des Unterzeichners festgehalten und der Unterzeichner ist an die Bedingungen des unterzeichneten Dokuments gebunden.

Beachten Sie jedoch, dass der Begriff „elektronische Signatur“ nicht garantiert, dass der Unterzeichner eines Dokuments validiert wurde. So gilt beispielsweise auch das Bild einer handschriftlichen Unterschrift bereits als elektronische Signatur. Das Vertrauen in dieses Formular ist jedoch gering. Daher ist eine sichere Option besser geeignet, wenn Sie in einem stark regulierten Sektor tätig sind und mit persönlichen und/oder privaten Informationen zu tun haben. Die digitale Signatur bietet hierfür die Lösung.

Warum eine digitale Unterschrift?

Mit der digitalen Unterschrift entfallen u.a. die Nachteile des Druckens, Faxens, Kopierens, Scannens und Archivierens in Papierform. Außerdem ermöglicht die digitale Unterschrift die vollständige Digitalisierung von Geschäftsprozessen, spart viel Zeit und steigert die Effizienz innerhalb einer Organisation. Darüber hinaus werden die Betriebskosten gesenkt und der CO2-Fußabdruck verringert. Gründe genug, um auf digitale Signaturen umzusteigen.

Digitale Signatur vs. elektronische Signatur

Obwohl die Begriffe „elektronische Signatur“ und „digitale Signatur“ häufig synonym verwendet werden, handelt es sich nicht um dasselbe. Während die elektronische Signatur eher als Gattungsbegriff angesehen wird und ein geringeres Maß an Zuverlässigkeit aufweist, ist die digitale Signatur eine Form der elektronischen Signatur mit einem oft höheren Maß an Zuverlässigkeit.

Eine digitale Signatur verwendet eine spezielle technische Implementierung, die sicherstellt, dass die Identität des Unterzeichners mit dem zu unterzeichnenden Dokument verknüpft ist. Eine dritte Partei, z. B. eine Zertifizierungsstelle, ist für die Überprüfung der Identität des Unterzeichners verantwortlich und verknüpft die Identität mit einem PKI (Public Key Infrastructure)-basierten (digitalen) Zertifikat. Da ein Dokument mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners digital signiert wird, sind der Inhalt des Dokuments und die Identität des Unterzeichners miteinander verbunden.

 Eine digitale Signatur gewährleistet, dass das unterzeichnete Dokument authentisch ist, die Signatur von einer verifizierten Quelle stammt und das Dokument seit der Unterzeichnung nicht manipuliert wurde.

Welche Anforderungen muss eine digitale Signatur erfüllen?

Obwohl die Verwendung einer elektronischen Signatur in vielen Fällen ebenfalls zulässig ist, verlangen verschiedene Vorschriften und Staaten die (PKI-basierten) digitalen Signaturen gegenüber der elektronischen Signatur. Der Grund dafür ist, dass die digitale Signatur Authentizität und Integrität bietet, die in jedem Gerichtsverfahren Bestand haben.

Die Verwendung der digitalen Signatur ist unter anderem in der europäischen eIDAS-Verordnung von 2014 geregelt. Im Allgemeinen gibt es drei Arten von digitalen Signaturen, die von eIDAS akzeptiert werden. Diese drei Stufen sind von der geringsten bis zur höchsten Strenge unterteilt. Die Anforderungen der einzelnen Stufen bauen auf denen der darunter liegenden Stufe auf.

Welche Arten elektronischer Signaturen gibt es?

Im Allgemeinen gibt es drei verschiedene Arten von elektronischen Signaturen:

-Einfache elektronische Signaturen umfassen gescannte Unterschriften und Ankreuzfelder sowie Erklärungen.

-Fortgeschrittene elektronische Signaturen: Diese sind eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft, können den Unterzeichner identifizieren und sind mit Daten innerhalb der Signatur verknüpft, die jegliche Änderungen erkennen können.

-Qualifizierte elektronische Signaturen: Eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erzeugt wird und auf einem qualifizierten elektronischen Signaturzertifikat basiert.