Signatur software
Im Zeitalter der Digitalisierung wird häufig von Dematerialisierung gesprochen, d. h. von einem Prozess, der zur Erstellung eines digitalen Dokuments führt, das für rechtliche Zwecke die ursprünglichen Papierkopien, auch analoge Originale genannt, ersetzt.
Der Prozess der Dematerialisierung kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen:
Für Unternehmen ist es immer schwierig, Papierdokumente zu archivieren. Deshalb wurde die Dematerialisierung eingeführt, um den Umgang mit diesen Papierdokumenten zu vereinfachen. Die Dematerialisierung wird auch eingesetzt, um die Aufbewahrung von Dokumenten zu erleichtern. Die Verwaltung von Papierdokumenten wird verbessert, indem sie gescannt werden. Es ist noch einfacher, mithilfe der Dematerialisierung auf die Datenbank des Unternehmens zuzugreifen. Darüber hinaus ermöglicht dieses Werkzeug die vollständige Abschaffung von Papier in jedem einzelnen Bearbeitungsweg.
Es gewährleistet den Austausch des Unternehmens mit den Arbeitnehmern. Darüber hinaus wird durch die Entscheidung für die Dematerialisierung die Produktivität vervielfacht und die ökologischen Auswirkungen werden verringert. Das Unternehmen kann seine Liquidität besser verwalten und die Verfügbarkeit seiner Investitionen verbessern.
Aus wirtschaftlicher Sicht bietet die Entmaterialisierung mehrere Vorteile für die Unternehmen. Sie ermöglicht es nämlich, die Druckkosten abzuschaffen. Dank der digitalen Übermittlung von Dokumenten, direkt per Kurier oder E-Mail, werden die Versandkosten gesenkt. Darüber hinaus erfordert die Aufbewahrung von Papierdokumenten Zeit, Wartung, Sortieren und Ordnen. Somit sinkt die Produktivität.
Es wird auch Lagerraum für die Dokumente benötigt. Darüber hinaus können Mitarbeiter viel Zeit mit der Suche nach Papierdokumenten verschwenden. All dies wird jedoch durch die Digitalisierung gelöst. Darüber hinaus ist die Dematerialisierung das Äquivalent zur Schnelligkeit. Denn sie perfektioniert die Reaktionsfähigkeit und spart viel Zeit.
Neben den wirtschaftlichen Vorteilen hat die Entmaterialisierung auch erhebliche ökologische Auswirkungen. Im Hinblick auf den Schutz des Planeten und seiner Ressourcen ist die Dematerialisierung eine bemerkenswerte Lösung. Einer der schädlichen Faktoren für eine nachhaltige Entwicklung ist die Verwendung von Papier. Dies liegt sicherlich an den Verarbeitungsprozessen und den Ressourcen, die es benötigt.
Die Verwendung von Papier ist mit der Abholzung von Wäldern, dem Verbrauch großer Mengen an Wasser und Ölfässern, einem hohen Energieverbrauch und der Erzeugung von Abfall verbunden. Diese Überlegungen machen die Nutzung des papierlosen Prozesses für ein papierloses Büro wirklich überaus wichtig. Denn wenn sich Unternehmen für die Digitalisierung entscheiden, bekämpfen sie die Verschwendung. Zum Beispiel die Einführung einer elektronischen Signatur auf PDF-Dateien.
