Was Sie über die elektronische Signatur wissen müssen

Eine elektronische Unterschrift unterscheidet sich nicht von einer, die mit Stift und Papier erstellt wird. Sie unterschreiben neben Ihrem Namen, fügen das Datum und andere wichtige Informationen hinzu und los geht’s! Laden Sie das Dokument einfach zu einem Dienst für elektronische Signaturen hoch und schicken Sie eine Signaturaufgabe mit dem Link per E-Mail.

Einer der Hauptunterschiede zwischen der traditionellen und der elektronischen Signatur ist, dass Sie bei der elektronischen Signatur nichts ausdrucken müssen! Es wird kein Papier verschwendet und es müssen keine doppelten Kopien gedruckt werden.

Tools für elektronische Signaturen ersetzen den archaischen Prozess, bei dem Dokumente ausgedruckt und die zu unterzeichnenden Bereiche markiert werden, durch einen einfachen, automatisierten Prozess, der die Empfänger anleitet und den Arbeitsablauf beschleunigt.

Welche verschiedenen elektronischen Signaturen gibt es?

Es gibt eine Vielzahl von Optionen, die unter die elektronische Signatur fallen:

• Ein Dokument unterschreiben, indem Sie Ihren Namen andere Identifikationsdaten, wie z. B. Ihre Identifikationsnummer, eingeben.
• Ein digitales Dokument mit Ihrer tatsächlichen Unterschrift mithilfe eines Stifts oder mit Ihrem Finger auf einem Touchscreen unterschreiben.
• Mit Identifikationsinformationen unterschreiben, die möglicherweise biometrische Daten, die Eingabe eines Passworts oder eine Verschlüsselung und die Koordination mit einem verifizierten Trusted Service Provider (SSP) erfordern.
• Die letzte Option ist die sicherste und für Unternehmen am empfehlenswertesten, insbesondere wenn es um Verträge oder andere Elemente geht, bei denen die Einhaltung von Vorschriften eine Rolle spielt.

Wie funktionieren elektronische Signaturen?

Das hängt davon ab, welche Option Sie verwenden. Wenn Sie ein digitales Dokument einfach mit einem Stift unterschreiben, wie Sie es heute in den meisten Geschäften an der Kasse tun würden, wird das Bild der Unterschrift erfasst und an das Dokument angehängt. Fortgeschrittenere elektronische Signaturen verwenden jedoch eine Verifizierungstechnologie, um die Authentizität und Sicherheit der Signatur zu gewährleisten. Diese Signaturen bieten Prüfpfade, Verschlüsselung und andere Backend-Tools, um die Authentizität zu gewährleisten.

Hier ein kurzer Überblick über die Funktionsweise dieser Prozesse:

• Ein Dokument wird an einen Stakeholder gesendet und erfordert eine Signatur.
• Der Nutzer bestätigt seine Identität. Dies kann über ein FST wie adobe , yousign, d.velop, DocuSign oder durch biometrische Mittel wie Finger- oder Gesichtsscans geschehen oder durch eine Technologie, die misst, wie eine Person ihren Namen unterschreibt, einschließlich der Form und Länge von Stiftstrichen und des verwendeten Drucks.
• Die Daten für die elektronische Signatur werden dem digitalen Dokument beigefügt.
• Das Dokument und die überprüfbare und nachvollziehbare Unterschrift durchlaufen den automatisierten Arbeitsablauf bis zum nächsten Schritt, den das Unternehmen für die Bearbeitung benötigt.

Warum sollte man eine elektronische Signatur verwenden?

Die von den Unternehmen gemeldeten Vorteile sind folgende:

• Eine bessere Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Anforderungen.
• Die Möglichkeit, Papier – und alle damit verbundenen Kosten – aus den Geschäftsprozessen zu eliminieren.
• Eine geringere Abhängigkeit von Drucken, Scannen und Frankieren.
• Eine bessere Unterstützung von Arbeitsabläufen an entfernten Standorten.
• Eine bessere Führung der Akten.
• Optionen zum sofortigen Abruf von Dokumenten zur Unterstützung des Kundendienstes, des Vertriebs, der Personalabteilung und anderer Abteilungen.
• Weniger Fehler bei der Dateneingabe, -ablage und -wiederherstellung.

Wie nutzen Unternehmen elektronische Signaturen?

Elektronische Signaturen werden in einer Vielzahl von Geschäftsprozessen eingesetzt. In den meisten Fällen können die Unterschriftsprozesse mit Papier und Stift durch effizientere und kostengünstigere elektronische Signaturen ersetzt werden.

Hier einige Beispiele:

• Ein Vertrag muss von mehreren Personen unterzeichnet werden. Ein Papierdokument muss allen der Reihe nach übermittelt werden, wodurch sich der Zeitaufwand für die Erfüllung des Vertrags erhöht. Wenn Sie eine elektronische Signatur verwenden, können Sie mehrere Personen bitten, das Dokument gleichzeitig zu bearbeiten und zu unterschreiben, wodurch Engpässe vermieden werden.
• Sie benötigen eine Genehmigung, um eine Dienstleistung zu beschleunigen. Statt auf den Postweg, ein Fax oder einen Scan zu warten, können Sie das Dokument schnell elektronisch unterschreiben lassen.
• Sie arbeiten mit ausländischen Partnern zusammen. Papierdokumente legen Tausende von Kilometern zurück; selbst wenn Sie hohe Gebühren zahlen, um den Versand zu beschleunigen, ist der Vorgang langsamer. Elektronische Dokumente können fast sofort versendet und unterschrieben werden, sogar vom anderen Ende der Welt aus.