Signatur software
Papierkram zu unterschreiben und durchzugehen ist harte Arbeit. Man blättert einen Papierstapel nach dem anderen durch, sucht nach Unterschriftszeilen und unterschreibt immer wieder von Hand, bis die Handgelenke schmerzen und man kaum noch mithalten kann. Jahrzehntelang war dies das einzige Verfahren, um Dinge zu erledigen. Doch mit dem Fortschritt der Technologie kamen moderne Lösungen auf, und die eSignatur-Technologie wurde zum Lebensretter für Unternehmer, Auftragnehmer, Unterzeichner, Verleger und alle anderen, die ständig mit Papierkram zu tun haben.
Durch die digitale Unterzeichnung können Sie im Vergleich zu papierbasierten Methoden Kosten und Arbeitsschritte wie Drucken, Scannen, Faxen, Übernachtzustellung und Reisen reduzieren. Von E-Mails über Kaufverträge bis hin zu anderen Rechtsdokumenten können Sie alles unterschreiben, ohne persönlich anwesend sein zu müssen. Mit einem elektronischen Formular und einer persönlichen elektronischen Signatur, die in einer vertrauenswürdigen Online-Signatursoftware verwendet wird, kann der gesamte Vorgang elektronisch über das Internet eingeleitet und abgeschlossen werden.
In diesem Artikel erläutern wir Ihnen den Prozess der Online-Vertragsunterzeichnung, seine Rechtmäßigkeit, seine wichtigsten Vorteile und die vertrauenswürdigste E-Signatur-Software, die dies möglich macht.
Die Online-Vertragsunterzeichnung kann auf verschiedene Arten erfolgen, aber der erste Schritt ist immer, eine vertrauenswürdige Anwendung oder Website für die elektronische Unterzeichnung zu finden und den Anweisungen zu folgen. Bei den meisten Plattformen ist dies in der Regel ein unkomplizierter Prozess. Sie melden sich für eine kostenlose Testversion an, und kurz darauf können Sie einen Vertrag hochladen, ihn für die Unterzeichnung durch die Unterzeichner vorbereiten und ihn wie gefordert an die Empfänger senden. Sobald Sie die erforderlichen Informationen ausgefüllt haben, sind Sie im Handumdrehen fertig.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Verträge online zu unterzeichnen:
Die Online-Unterzeichnung eines PDF-Vertrags erfolgt auf ähnliche Weise. Laden Sie Ihre Verträge einfach auf den von Ihnen bevorzugten Dienst zur elektronischen Unterzeichnung hoch, z. B. HelloSign, Adobe Sign oder DocuSign, und unterzeichnen Sie sie elektronisch, wenn Sie bereit sind.
Wenn Sie ein Auftragnehmer sind, ist es Ihre Aufgabe, Unterschriften von relevanten Parteien anzufordern und die inhaltlichen Details des Vertrags zu organisieren, bevor Sie den Online-Vertrag versenden.
Die Schritte zum Hinzufügen von Unterzeichnern und zum Starten einer Signaturanforderung unterscheiden sich vom Erstellen und Hinzufügen Ihrer Signatur zu einem Vertrag, aber der Ablauf ist ähnlich genug, um Ihnen keine Schwierigkeiten zu bereiten.
Sobald der Vertrag fertig ist, sendet das Programm ihn an die E-Mail-Adressen der Unterzeichner und fordert sie auf, ihre Unterschriften in den Unterschriftsfeldern zu erstellen und hinzuzufügen. Sobald der Vertrag abgeschlossen ist, erhalten alle Beteiligten eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zum Herunterladen des endgültigen Vertrags.
Ja, es ist zu 100 % legal. In Europa beispielsweise wird die elektronische Signatur durch die europäische eIDAS-Verordnung (2014) geregelt.
Nicht nur Verträge, sondern alle Online-Dokumente können mit rechtsgültigen und durchsetzbaren elektronischen Signaturen versehen werden, sofern die elektronischen Signaturen den Bestimmungen der europäischen eIDAS-Verordnung entsprechen.
Handschriftliche und digitale Signaturen haben nach staatlichem Recht denselben rechtlichen Status. Außerdem ist es gut zu wissen, dass elektronische Signaturen und ihre Rechtsgültigkeit je nach Kontinent, Land, Staat und manchmal sogar Ort variieren können.
Wenn Sie einen Vertrag elektronisch unterzeichnen, sollten Sie bei der Wahl der Plattform oder Software für die elektronische Unterzeichnung besonders vorsichtig sein. Es gibt Hunderte von digitalen Unterschriftsdiensten, die behaupten, allen einen „großartigen, zuverlässigen Service“ zu bieten, aber in Wirklichkeit sind sie nicht in der Lage, alle wesentlichen Funktionen für einen sicheren und reibungslosen Arbeitsablauf zu bieten.
Damit eine App für elektronische Unterschriften sicher ist, muss sie:
Elektronische Signaturen in Verbindung mit Versiegelung, starker Authentifizierung, Sicherheit und einem Prüfpfad haben einen höheren Beweiswert als ein gescanntes Bild eines Dokuments mit einer Unterschrift.
Darüber hinaus gibt es zwar Websites für elektronische Signaturen, die ein kostenloses Programm anbieten, aber es kann klüger sein, stattdessen ein kostenpflichtiges Programm zu wählen, insbesondere wenn Ihre Verträge hochsensible Informationen enthalten. E-Signatur-Software, die Premium-Tarife anbietet, tut alles, um die Sicherheit der Benutzer zu gewährleisten, was bei kostenlosen Tools normalerweise nicht der Fall ist. Wenn Sie auf Kosten der Sicherheit ein paar Euro sparen, wird es Sie auf lange Sicht teurer zu stehen kommen, wenn Ihr Vertrag manipuliert wird.
Denken Sie daran: Geben Sie der Sicherheit den Vorrang, denn wenn es zu einem Streit über den unterzeichneten Vertrag kommt und dieser vor Gericht geht, wird der Richter immer auf die Vertrauenswürdigkeit der Authentifizierungsmethode achten.
Es besteht kein Zweifel daran, dass die Online-Vertragsunterzeichnung mehr zu bieten hat als die traditionellen Methoden auf Papier. Fachleute sind in der Lage, ihre Arbeit mit Hilfe der elektronischen Unterzeichnung schneller zu erledigen. Sie ist bequemer, innovativer und weniger umständlich als andere Methoden. Durch die Verwendung elektronischer mobiler Anwendungen können Sie den Status Ihrer Dokumente direkt von Ihren Geräten aus überprüfen, nachdem Sie elektronische Dokumente vorbereitet und eingereicht haben.
Es mag eine Herausforderung sein, sich selbst oder Ihr Team auf digitale Verfahren umzustellen, aber es lohnt sich auf jeden Fall, und hier sind die wichtigsten Gründe dafür:
Einer der Hauptvorteile der Online-Vertragsunterzeichnung besteht darin, dass die Benutzer Dokumente von jedem Gerät aus und von überall auf der Welt unterschreiben und zurücksenden können. Mobile Geräte sind mit vielen Programmen zur Unterzeichnung von Dokumenten kompatibel, so dass fast jeder Empfänger das Dokument in Echtzeit unterschreiben kann. Diese Methode ist viel schneller als das Versenden eines physischen Vertrags an jeden Empfänger und das Warten auf die Rücksendung aus verschiedenen Quellen.
Die Online-Vertragsunterzeichnung gewährleistet im Vergleich zu physischen Verträgen eine höhere Sicherheit. Nachdem Sie und die Empfänger den Vertrag unterzeichnet haben, verhindern viele Programme, dass jemand weitere Änderungen vornimmt. Darüber hinaus gibt es noch einige andere großartige Funktionen wie Prüfpfade, einen integrierten Zeitstempel und automatische Erinnerungen. Damit wird eine zusätzliche Sicherheitsebene geschaffen, die bei vergleichbaren physischen Dokumenten, die möglicherweise durch Druckfehler oder auf andere Weise verändert werden könnten, nur schwer zu erreichen ist.
Die Online-Vertragsunterzeichnung spart Ihnen in mehrfacher Hinsicht Zeit und Geld. Erstens müssen Sie nicht für jede Person, die sie unterschreiben muss, mehrere physische Verträge erstellen, was Ihnen hilft, Geld für Tinte und Papier für Ihren Drucker zu sparen. Außerdem sparen Sie Zeit, weil die Verträge den Empfänger erreichen, sobald dieser über eine Internetverbindung verfügt. Und schließlich senken sie die Kosten, da Sie keine Portokosten oder Transportkosten für die Unterzeichnung von Dokumenten an andere Orte zahlen müssen.
Es gibt viele E-Signatur-Programme, mit denen Sie einen Vertrag online unterzeichnen können. Der Funktionsumfang kann jedoch je nach Hauptzweck variieren. Im Folgenden finden Sie einige bekannte Programme, denen Millionen Menschen auf der ganzen Welt vertrauen.
Wie wir alle wissen, helfen Verträge beiden Parteien, sich abzustimmen und zu verstehen, was von ihnen in ihrer Vereinbarung erwartet wird. Mit sicheren und rechtsverbindlichen elektronischen Signaturen können Sie schneller und effizienter arbeiten, wann immer Sie einen Vertrag zu unterzeichnen haben. Egal, wo Sie oder Ihre Partner sich befinden, solange Sie ein internetfähiges Gerät haben, können Sie Verträge unterzeichnen, wann und wo immer Sie wollen.
